De grote kiezels eerst

Een docent zet een glazen vaas op zijn bureau. Vervolgens pakt hij een aantal kiezelstenen en doet die één voor één in de vaas, totdat er geen steen meer bij kan. 'Is de vaas vol?', vraagt hij aan de groep. 'Ja', zegt iedereen.

De docent glimlacht en pakt van onder het bureau een pot met grind, dat hij in de vaas gooit. Met een beetje schudden verdwijnt al het grind in de vaas. 'Is de vaas vol?', vraagt hij weer. 'Ja', oordeelt men unaniem.

De docent glimlacht en pakt van onder zijn bureau een pot met zand, dat hij in de vaas gooit. Met een beetje schudden verdwijnt al het zand in de vaas. 'Is de vaas vol?', vraagt hij de groep. 'Ja', oordeelt men weer. De docent glimlacht en pakt van onder het bureau een kan water, dat hij in de vaas gooit. 'Nu is de vaas vol', zegt de docent.

'Wat kun je hiervan leren?" Een leerling steekt zijn hand op. 'Hoe vol je agenda ook is, je kunt er altijd wel wat tussen frotten.' 'Nee,' zei de docent, 'dat is niet het grote punt. Wat ik wil illustreren is dat je nooit alles in de vaas krijgt als je de grote kiezels er niet als eerste indoet.'

Dit prachtige voorbeeld komt uit Help! Ik blijf in balans, door Marijke Lingsma en Aty Boers. Het vormde de inspiratie voor dit filmpje dat ik maakte en er is online meer over terug te vinden als je zoekt op "the jar of life". Ik ben dol op vergelijkingen en metaforen. Ze bieden die net even andere manier van kijken die je nodig hebt om het kwartje te laten vallen, en stappen te gaan zetten.

In dit geval gaat het over prioriteiten stellen. Hiervoor kun je de Eisenhower Matrix gebruiken:

Ik pas deze dagelijks toe om te bedenken wat ik als eerste ga doen, of wat ik op mijn meest productieve momenten inplan.

Op internet zijn talloze filmpjes en websites te vinden die je begeleiden bij het invullen van jouw matrix en het toepassen van de uitkomst ervan. Het invullen is echter geen rocket science in mijn ogen en juist het belangrijkste aspect zag ik nergens terug: weten wat voor jou belangrijk is.

Om dat te illustreren een voorbeeld: Stel jezelf 3 werknemers voor, met dezelfde functie, ervaring en taken etc.
Werknemer 1 vindt het belangrijk om zijn kennis en capaciteiten optimaal in te zetten, werknemer 2 heeft een goede samenwerking met collega's hoog in het vaandel staan, en werknemer 3 heeft geen solide financiële basis en focust op zijn leidinggevende laten zien hoe waardevol hij is voor het team. Kun je je voorstellen dat ze alledrie dezelfde taken hebben, maar de matrix volledig anders invullen? Bijvoorbeeld als het gaat om bijwonen van een optionele netwerkbijeenkomst:

Werknemer 1 prioriteert kennis en capaciteiten en vindt het belangrijk om constant te leren en zichzelf te ontwikkelen. Deze netwerkbijeenkomst biedt kansen om nieuwe inzichten en kennis op te doen. Deze werknemer plaatst de bijeenkomst bij Belangrijk en niet urgent - Omdat het een toekomstig voordeel oplevert, maar niet direct actie vereist.

Werknemer 2 waardeert de samenwerking met collega's en vindt dat deelname aan de bijeenkomst de relaties met collega's kan versterken door informele interacties en samenwerking buiten werktijd. De bijeenkomst komt terecht bij Belangrijk en urgent (I) - Dit zien ze als een onmiddellijke kans om de samenwerking te verbeteren.

Werknemer 3 Focust op waarde tonen aan de leidinggevende en denkt dat de leidinggevende deze bijeenkomst niet belangrijk vindt of het verband met directe prestatie niet ziet. Daarom belandt bij deze laatste de bijeenkomst in het vak Niet belangrijk en niet urgent (IV) - Hij/zij ziet het als een lage prioriteit omdat het niet direct opvalt bij de leidinggevende.

Kortom: Is prioriteren met de Eisenhower Matrix nuttig? Ja! Maar wel nadat je eerst voor jezelf op een rijtje hebt gezet wat voor jou belangrijk is.