Waarom Het Zo Moeilijk Is Om Je Aan Een Planning Te Houden: Wat Gaat Er Mis en Hoe Kan Muziek Helpen?

Waarom Lopen Planningen Spaak?

Een belangrijke reden dat we moeite hebben om ons aan een planning te houden, is een gebrek aan realisme. We overschatten vaak wat we in een bepaalde tijd kunnen doen en onderschatten de tijd die we nodig hebben voor onverwachte zaken. Denk bijvoorbeeld aan een vergadering die uitloopt, een collega die onverwacht hulp nodig heeft, of een urgente e-mail die je meteen moet beantwoorden. Daarnaast spelen perfectionisme, een slecht energiemanagement en het ontbreken van duidelijke prioriteiten een grote rol. Misschien blijf je te lang sleutelen aan een rapport om het perfect te krijgen, terwijl andere taken zich opstapelen. Of je start de dag vol energie maar merkt dat je na de lunch een dip krijgt, waardoor je planning uitloopt. Wetenschappelijk onderzoek heeft aangetoond dat ons brein moeite heeft met het inschatten van tijd en het stellen van prioriteiten, vooral wanneer we worden geconfronteerd met veel keuzes of afleiding, zoals constant wisselen tussen taken of reageren op notificaties.

De Gevaarlijke Kracht van Afleiding

Afleidingen zijn overal: van e-mails en berichten tot collega's en sociale media. Volgens een studie van Gloria Mark, schrijver van het boek Attention Span, duurt het gemiddeld 23 minuten om weer gefocust te raken nadat je bent afgeleid . Dit betekent dat zelfs kleine onderbrekingen een grote impact kunnen hebben op je productiviteit en het naleven van je planning. Gelukkig zijn er enkele effectieve trucs om afleiding te minimaliseren:

1. Schakel notificaties uit: Zet meldingen van e-mails en apps uit tijdens je werktijd. Dit vermindert de drang om constant je telefoon of mailbox te checken.

2. Werk in tijdsblokken: Gebruik de Pomodoro-techniek, waarbij je 25 minuten geconcentreerd werkt en daarna een korte pauze neemt. Dit helpt je om gefocust te blijven zonder je volledig uitgeput te voelen.

3. Stel duidelijke grenzen: Geef aan collega’s aan wanneer je niet gestoord wilt worden. Gebruik bijvoorbeeld een visueel signaal zoals een koptelefoon of een bordje op je bureau.

4. Plan vaste momenten voor e-mails en berichten: In plaats van constant je inbox te checken, plan specifieke momenten op de dag in om je e-mails en berichten bij te werken.

5. Creëer een afleidingslijst: Schrijf tijdens je werk op wat je afleidt, zoals ideeën of taken die in je opkomen. Noteer ze en ga er later op in, zodat ze je huidige focus niet verstoren.

Hoe Muziek Kan Helpen

Muziek kan een krachtig hulpmiddel zijn om je te concentreren en afleidingen te minimaliseren. Uit onderzoek blijkt dat muziek zonder tekst, zoals klassieke muziek of ambient soundscapes, de concentratie kan verbeteren en helpt om in een flow te komen . Muziek activeert het beloningssysteem in je brein, waardoor je meer gemotiveerd raakt om taken af te ronden.

Praktische Tips voor Het Gebruiken van Muziek

1. Kies de juiste muziek: Gebruik instrumentale muziek zoals klassieke muziek, ambient soundscapes, of lo-fi beats. Studies tonen aan dat muziek zonder tekst helpt om afleiding te minimaliseren en de concentratie te verbeteren. Enkele aanbevolen componisten en genres zijn Ludovico Einaudi, Yann Tiersen, binaurale beats, en “Chillhop” muziek.

   Tip: Vermijd muziek die je emoties te sterk beïnvloedt, zoals favoriete nummers met veel herinneringen, omdat deze je kunnen afleiden. Muziek zonder tekst werkt het beste om afleiding te minimaliseren en focus te maximaliseren.
   

2. Creëer een playlist voor verschillende taken: Stel aparte afspeellijsten samen voor verschillende soorten taken. Bijvoorbeeld:

   • Focus en concentratie: Klassieke muziek of ambient geluiden. Probeer “Peaceful Piano” of “Deep Focus” afspeellijsten op Spotify.

   • Creatief werk: Elektronische muziek met een vaste beat, zoals downtempo of minimal techno. Denk aan artiesten zoals Bonobo of Tycho.

   • Routineuze of repetitieve taken: Energiekere muziek zoals funk, jazz, of upbeat instrumentale pop.

   
   Tip: Experimenteer met verschillende genres om te ontdekken wat voor jou het beste werkt per taak.
   

3. Gebruik muziek als timer: Gebruik muziekblokken van 25 tot 50 minuten als een natuurlijke timer voor je werkperiodes, geïnspireerd door de Pomodoro-techniek. Kies een afspeellijst die exact die duur heeft, bijvoorbeeld een afspeellijst van 30 minuten voor intensief werk, waarna je een korte pauze neemt.

   Tip: Probeer de “Focus Time” of “Pomodoro” playlists die specifiek zijn samengesteld voor werkblokken. Als de muziek stopt, weet je dat het tijd is om te pauzeren.

4. Versterk je routine met een ‘start- en eindliedje’: Begin je werkdag of een belangrijke taak met een specifiek nummer waarmee je oplaadt en jezelf mentaal klaarmaakt om aan de slag te gaan. Kies eveneens een vast nummer om je werkdag af te ronden en de start van je vrije tijd in te luiden.

   Tip: Kies een lied dat jou in de juiste stemming brengt. Bijvoorbeeld, start de dag met “Wake Up” (toepasselijke songtitle 😉) van Arcade Fire om met behulp van de energieke melodie en krachtige opbouw direct in de juiste mindset te komen en de dag met focus en vastberadenheid te beginnen. Sluit af met iets uplifting zoals “Don’t Stop Me Now” (dat begint met de zeer passende woorden Tonight
   I'm gonna have myself a real good time) van Queen om je werkdag positief af te ronden.

Conclusie

Het plannen van je dag is één ding, maar je eraan houden is iets anders. Door je bewust te zijn van veelvoorkomende valkuilen en afleidingen te minimaliseren, kun je meer controle krijgen over je tijd en meer gedaan krijgen.

Muziek kan daarbij een verrassend effectieve tool zijn om je te helpen je focus te behouden en je planning te realiseren. Experimenteer met de genoemde tips, playlists en je eigen muzikale voorkeuren om te ontdekken wat het beste voor jou werkt!